Teljes üzleti automatizáció

Cél 1.: Üzleti automatizáció

Az üzleti automatizáció legfőbb célja, hogy kiváltsa a monoton, adminisztratív emberi munkát, így lehetőséget adva a szervezetnek, hogy a munkatársak kreatív alkotó munkát végezzenek, és így versenyképesebbé tegyék a szervezetet. 

Az automatizáció másodlagos célja a produktivitás – a teljesítmény kiegyensúlyozása, a skálázhatóság biztosítása, és a költségoptimalizálás. 

Költségtervezés az optimalizáció tükrében

Optimalizáció előtti állapot:

Az optimalizáció előtt a cég számos üzleti szoftvert használt az igényeinek kielégítésére. Ezen szoftverekhez külön felhasználói fiókok tartoztak, összehangolásuk és integrációjuk nem minden esetben volt megoldott. A különböző szoftverekben található adatok menedzselése nehezen volt kivitelezhető, és a szoftverhasználati díjak befizetése is időigényes procedúra volt.    

 Az alábbi szoftvereket használta a cég a optimalizáció előtt, melyeket az üzleti automatizációs fejlesztés révén kiváltottunk a Zoho One előfizetéssel: 

Teljes üzleti automatizáció táblázat

A tételes összegzés után látható, hogy a cég havi szinten 175.00 forintot költött különböző marketing és egyéb szoftverekre. Éves szinten ez 2.100.000 Ft.-os költséget jelent.

Lehet ezt máshogy is csinálni? 

Optimalizáció utáni állapot: 

A Zoho One előfizetés tartalmazza mindazokat a szoftvereket, amelyek megoldástnyújtanak ezen igényekre, sőt még ezen kívül 35 másik szoftvert is. A Zoho One Előfizetés ára felhasználónként €35.( Éves szinten fizetve €30 / hó )

A Zoho One előfizetéssel tervezve a költségvetés így változott:

Teljes üzleti adminisztráció táblázat költség

Elmondhatjuk, hogy a Zoho One előfizetésre váltás 80%-os költségcsökkentést jelent a cégnek. Havonta 141 000 Ft-ot spórol meg, éves szinten pedig 1 690 000 Ft-ot. Ez a szoftver váltással azonnal jelentkező költségcsökkenés. Emellett az optimalizációnak vannak hosszú távú hatásai is.
A Zoho üzleti politikája miatt a Zoho One előfizetés egyre jobb ár érték arányt képvisel, mert az ára nem változik, azonban a benne foglalt szolgáltatások folyamatosan fejlődnek és bővülnek. 
Eközben a vállalkozás szoftverigénye folyamatosan nő ( több levél-kiküldés, webinárium platform, több felhasználó igény), mely tovább növeli az eltérést a Zoho One és az eddig használt szoftverek előfizetési modelljei között.

Projektstart előtt: Ütemterv készítés

Bármely automatizációs projekt előtt érdemes meghatározni, hogy mi a célja az együttműködésnek. Milyen akadályokat kell elhárítani, milyen problémákra kell megoldást találni, milyen folyamatokat kell újraalkotni, hol kell beavatkozni a szervezetbe. Érdemes nagyon alaposan átgondolni ezt a kérdést, mert az automatizációs projektek olyanok, mint egy óriási pókháló. Mivel a szervezet teljes működésébe minden irányból beavatkozunk, először azt kell tisztán lássuk, hogy mi az a terület, ami a legtöbb értéket teremti nekünk. Nem szabad abba a hibába esnünk, hogy olyan részterületen kezdjük a változtatást, amely nem hoz valódi fejlődést, áttörést. Ennek tervezését nem kell túlbonyolítani, jelen esetben az alábbi tervvel indultunk: 

Augusztus

ZenDeskről költözés a Zoho Desk-re. Az augusztus azért ideális, mert az e-mail forgalom ebben az időszakban még alacsony

Boltmenedzser folyamat optimalizálása, automatizálása, dokumentáció készítése (Ehhez már készült leírás, ezt tudtuk alapul venni).
Ütemterv készítés a teljes üzleti automatizáció kapcsán

Szeptember

ActiveCampaign cseréje Zoho Campaigns alkalmazásra - Activecampaignt aktívan használjuk, vannak jól bevált és szükséges sablon folyamatok, illetve frissíteni kell a régieket és új elemeket felvenni. Jelenleg az adott funkciót használó és/vagy kipróbáló partnert megcímkézzük és a címkéhez kapcsoltan célzott e-mailt kap, azonban itt nem teljes a kihasználtság.

Surveygizmo cseréje - Zoho Survey-re: kevésbé ellenőrizzük ennek eredményeit, ehhez új célokat, feladatokat rendelhetünk.

Ha van ütemterv akkor egyértelmű az elvárás, egyik felet sem érheti meglepetés. Fokuszált a cél, így szinte lehetetlen eltéveszteni. A terv tartalmaz minden információt az induláshoz, ki vannak jelölve a fontosabb irányok. 

Az ütemtervnek nem kell, hogy ennél hosszabb időtartamra szóljon, mert a további lépések ki fognak kristályosodni az úton, ahogy az új rendszerek működésbe lépnek. 

Cél 1: Az újonnan érkező boltmenedzser érdeklődők előfizetőkké konvertálása

Az InnVoice Kft. közeljövőbeli terveiben szerepel, hogy egy nagyobb kampányt indít, annak érdekében hogy növelje egyik kulcstermékének, a boltmenedzser szoftver felhasználóinak számát. Mielőtt a marketing kampány megkezdődne, elsődleges küldetésnek tűztük ki, hogy egy olyan folyamatot hozzunk létre, amely lehetőséget ad az InnVoice csapatának, hogy a beérkező érdeklődőket egy központi, könnyen kezelhető és áttekinthető rendszerben vezesse. Egy előre megtervezett és jól megépített értékesítési tölcsért készítettünk, amely a lehető legtöbb érdeklőt konvertálja vásárlóvá. A létrehozott értékesítési tölcsér méréssel, folyamatos AB teszteléssel tovább optimalizálható. 

Az értékesítési folyamatot a Zoho CRM rendszer segítségével alkottuk meg. 

Újonnan beérkező Boltmenedzser érdeklődőket ezen belül is a Zoho CRM blueprint (terv) funkciójával térképeztük fel. 

A “Blueprint” egy olyan vizuális eszköz, amellyel interaktív módon tudjuk felépíteni és ábrázolni az értékesítés folyamatát. Segítségével a beérkező érdeklődők ugyanazon az értékesítési útvonalon haladnak végig, ezzel biztosítható a legmagasabb vásárlói élmény. Ezzel egy időben a szervezetnél dolgozó kollégáknak is nagy segítséget nyújt a rendszerezés, mellyel jól látható, hogy mi az aktuális következő lépés az értékesítésben. 

Az értékesítés minden egyes lépcsőfokán különböző feladatokat készíthetünk automatizált módon a kollégáknak, hogy semmi ne merüljön a feledés homályába. 
Készíthetünk ellenérző listákat, vagy akár kötelezhetjük az értékesítő kollégát adatok bevitelére is. 
Az egyes állomásoknál különböző automatizmusokat építhetünk fel, automatikus leveleket küldhetünk ki. 

Teljes üzleti automatizáció - Ügyfélsiker- Zoho Blueprints

Érdekelne további információ a Zoho Blueprints-ről?

Teljes üzleti automatizáció - Ügyfélsiker - Zoho Forms

A mi esetünkben a boltmenedzser szoftver iránt érdeklődők vásárlóvá konvertálás folyamatának egy részét képezi, hogy az értékesítésért felelős személy felhívja az érdeklődőt és részletesen kikérdezi őt az igényeiről. 

Az érdeklődő válaszainak rögzítésére a Zoho Forms űrlapkezelőt vezettük be.

Mivel a Zoho Forms és a Zoho CRM között könnyedén megvalósítható az adatszinkronizáció, ezért ennek megfelelő beállításával az elkészített űrlap egyenesen feltöltésre kerül a Zoho CRM-be, a megfelelő érdeklődő rekordjához. Emellett a feltöltött űrlap szükségszerűen frissíti a legfontosabb mezőket a Zoho CRM rendszerben.  

A teljes értékesítési folyamat persze igen összetett, a különböző státuszain egyéni automatizmusok indulnak be. Példának okáért a teljesség igénye nélkül, amennyiben egy üzletkötés folyamata nem változott kritikus ideje, a rendszer “last minute” akciót küld a szóban forgó érdeklődőnek. 
Illetve emlékezteti, figyelmezteti az értékesítő kollégát, hogy ideje beavatkoznia folyamatba. 

Az így létrejött rendszer támogatja az értékesítőket, hogy nagyobb hatékonysággal dolgozzanak, és ezzel egy időben az érdeklődőknek azonosan magas színvonalú ügyfélélményt biztosít.  

Cél 2: Vevőtámogatás

Második célként a vevőtámogatás átmozgatását jelöltük meg a ZenDesk nevezetű szoftverről a Zoho Desk Szoftverre. A cég már korábban bevezette a ZenDesk szoftvert, amely arra való, hogy a különböző csatornákból beérkező megkeresésekből feladatjegyek készüljenek, melyeket az ügyfélkapcsolatos munkatársak egymással közreműködve tudnak feldolgozni. 

Mi a Zoho Desk?

Ha volt abból már probléma, hogy elkavarodott egy beérkező panaszlevél, vagy információ kérés, vagy éppen ellenkezőleg, többször került megválaszolásra egy adott kérdés, akkor ilyen esetben egy központosított vevőtámogatási platform bevezetése ajánlott. 

A Zoho Desk biztosítja a cég ügyféltámogató csapatának, hogy az a legjobban tudjon boldogulni a különféle irányból érkező megkeresésekkel. 

A migráció a ZenDesk szoftverről zökkenőmentesen zajlott, a meglévő feladatjegyeket egyetlen kattintással át lehet emelni. A feladatjegyek átemelésének ideje a mennyiségtől függ. Jelen helyzetben egy pár éves élőzményt emeltünk át, amely pár napot vett igénybe. Miután átirányítottuk a beérkező leveleket a vevőtámogató rendszerbe, beállítottuk az alap nézeteket és az automata hozzárendelési szabályokat, amelyek alapján a rendszer eldönti kihez ( melyik ügynökhöz vagy csapathoz ) rendeli a beérkező feladatokat. 

A beérkező feladatok mellett egy Help Center-t is készítettünk, ahol a felhasználók informálódhatnak a cég szolgáltatásáról és a szoftverhasználati tudásbázisban böngészhetnek, kereshetnek.

Ezek után az élő csevegő modult ( online website chat ) aktiváltuk a weboldalon. Személyre szabtuk a cég arculatához, így már innen is érkezhetnek a vevői megkeresések. Ezen megkeresések szintén a Zoho Desk központi rendszerébe érkeznek és feladatjegyek készülnek belőlük. 

Mi szeretnénk hallani felőled!

Feliratkozás

 Iratkozz fel hírleveinkre, hogy az elsők között értesülj érdekes, és hasznos információkról az üzleti automatizáció és a Zoho világáról, újdonságairól. Légy naprakész!